PENGERITAN PENGAWASAN.
Dari sejumlah fungsi manajemen, pengawasan merupakan salah satu
fungsi yang sangat penting dalam pencapaian tujuan manajemen itu sendiri.
Fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan
tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila fungsi pengawasan ini tidak
dilakukan dengan baik. Demikian pula halnya dengan fungsi evaluasi terhadap
pencapaian tujuan manajemen akan berhasil baik apabila fungsi pengawasan telah
di lakukan dengan baik. Dalam kehidupan sehari-hari baik kalangan masyarakat
maupun di lingkungan perusahaan swasta maupun pemerintahan makna
pengawasan ini agaknya tidak terlalu sulit untuk di pahami. Akan tetapi untuk
memberi batasan tentang pengawasan ini masih sulit untuk di berikan.
Tipe - tipe pengawasan.
1. Pemgawsan pendahuluan ( feedforward control ) : Dirancang untuk mengantisipasi masalah / penyimpanan dari standar / tujuan dan memungkinkan untuk di lakukan koeksi.
Sebelum tahapan kegiatan tertentu diselesaikan . Mendeteksi masalah sehingga dapat mengantisipasi untuk mengambil tindakan sebelum terjadi.
2. Pengawasan bersama kegiatan ( concurrent control ) : di lakukan selama kegiatan masi berlangsung. Karenanya di perlukan kesepakatan syarat dan prosedur yang harus di penuhi sebelum melanjutkan kegiatan.
3. Pengawsan umpan balik ( feedback control) :
Mengukur hasil - hasil dari suatu kegiatan yang telah di selesaikan . Sebab-sebab terjadinya penyimpangan dari rencana / standar yang telah di tetapkan guna mendapatkan tindakan koreksi
untuk kegiatan serupa pada masa akan datang. Bersifat historis.
Tahap -tahap dalam proses Pengawsan
1. Penetapan standar pelaksana :
Standar : Suatu pengukuran yang digunakan sebagai ukuran untuk penilaian hasil.
a. Standar fisik: kuatitas dan kualitas
b. Standar moneter : dalam rupiah ( biaya, laba )
c. Standar waktu : batas waktu pekerjaan.
Standar kuatitas: memungkinkan untuk dapat di komunikasikan dengan anggota organisasi.
Standar kualitas : lebih sulit di capai tetapi penting untuk diawasi ( standar -standar
yang berkaitan dengan personalia )
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan :
Beberapa pertanyaan penting yang dapat digunakan: berapa kali ( how often );
dalam bentuk apa ( what from ) dan siapa ( who ) yang akan terlibat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Beberapa cara pengukuran: Pengamatan ;laporan-laporan; metoda-metoda
otomatis,; ispeksi pengujian
4. Perbandingan pelaksanaan dan standar dan analisa penyimpangan
5. Pengambilan tindakan koreksi melalui
1. mengubah standar
2. mengubah pengukran pelaksanaan
3. mengubah cara dalam menganalisa penyimpangan
Pentingnya pengawasan
S. P Siagian mengatakan bahwa pengawasan mutlak perlu karena manusia bersifat khilaf, maka manusia dalam suatu organisasi perlu diamati dengan maksud bukan untuk mencari kesalahan dan kemudian menghukumnya akan tetapi membimbing dan mendidik.
.Perancangan proses Pengawasan.
Menurur William H. Newman yaitu menetapkan prosedur sistem-sistem pengawasan yang dimnana di kemukan lima jenis pendekatan yaitu sebagai berikut:
1. Meniali informasi dan mengambil tindakan koreksi bila perlu suatu tindakan di ganti
2. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, di hubungkan dengan kondisi yang di hadapi
3. Merumuskan hasil diinginkan yang di hubungkan dengan individu yang melaksanakan
Bidang-bidang pengawasan strategik.
Pengawasan strategik
- Perancangan sistem yang efektif
- Aspek/ satuan kerja yang harus berfungsi efektif
Tentang
- Transaksi keuangan
- Hubungan manajer bawahan
- Operasi produksi
Alat Bantu Pengawasan Manajerial.
Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih efektif. Dua teknik yang paling terkenal adalah:Management By Exceptio (MBE)
MBE, atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatinnya pada bidang –bidang pengawasan yang paling kritis dan mempesilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat diprakterkan oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keungan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Bahkan manajer-manajer ini pertama dapat mempergunakan prinsip ini dalam pengawasan harian mereka. Pengawasan yang ditujukan pada terjadinya pengecualian ini murah, tetapi penyimpangan baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. Biasanya pengawasan ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin
.
Sistem informasi manajemen ataumanagement-information system mamainkan peran penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif. MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metode formal mengadakan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yangdiperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkunkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif. MIS adalah sistem pengadaan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian didalam dan diluar organisasi.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu:
1) Tahap survei pedahuluan dan perumusan masalah
2) Tahap disain konsepsual
3) Tahap disain terperinci
4) Tahap implementasi akhir.
Agar perancang MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5 (lima) pedoman berikut ini:
1. Mengikuti sertakan pemakai (unsur) kedalam tim perancang.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang releven dan terseleksi lebih dari pada pertimbangan kuantitas belaka.
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi operasi dan pemakai sistem.
Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan teknologi komputer, yang mencakup kapasitas komputer, program dan bahasan program, teminal jarak jauh, diskette, dan lain-lainnya. Organisasi mungkin mempunyai MIS tanpa komputer, tetapi sistem akan kehilangan sebagian “keampuhanya” tanpa bantuan komputer. Jadi, pada dasarnya MIS membantu manajemen melalui penyediaan personalia yang tepat dengan jumlah yang tepat dari informasi yang tepat pula pada waktu yang tepat.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang releven dan terseleksi lebih dari pada pertimbangan kuantitas belaka.
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi operasi dan pemakai sistem.
Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan teknologi komputer, yang mencakup kapasitas komputer, program dan bahasan program, teminal jarak jauh, diskette, dan lain-lainnya. Organisasi mungkin mempunyai MIS tanpa komputer, tetapi sistem akan kehilangan sebagian “keampuhanya” tanpa bantuan komputer. Jadi, pada dasarnya MIS membantu manajemen melalui penyediaan personalia yang tepat dengan jumlah yang tepat dari informasi yang tepat pula pada waktu yang tepat.
Karakteristik Pengawsan yang Efektif
- Akurat
- Tepat waktu
- Obyektif dan menyeluruh
- Realitas secara ekonomis
- fleksibel
- Diterima para anggota organisasi
Sumber
htpp: //. makalah.com/2013/04/controling-organisasi-pendidikan.html
htpp: //.slideshare.net/muhamadnursalim123/12-fungsi-pengawasan?next_slideshow=2
htpp: //engertianpakar.com/2014/12/pengertian-dan-tujuan-pengawasan.html
htpp: //slideshare.net/YayukNugroho/pengawasan-dan-pengendalian-organisasi?next_slideshow=3
htpp: //.cademia.edu/6208992/Makalah_pengawasan_pembiayaanj
Tidak ada komentar:
Posting Komentar